Функциональный цикл закупок и его характерные особенности

Регулярное поступление потока материальных ресурсов на предприятие требует выполнения определенных операций, действий необходимых для полного завершения процесса снабжения, формирующих функциональный цикл закупок.

Функциональный цикл закупок – интегрированная по времени совокупность закупочных операций, позволяющих в логической последовательности осуществлять процесс обеспечения предприятия необходимыми материальными ресурсами.

Любая закупка начинается с определения потребности в материальных ресурсах организации. На данном этапе решаются вопросы: что, сколько и когда необходимо закупить. Потребность в материальных ресурсах может быть определена необходимостью приобретения новых ранее не используемых ресурсов и пополнении запасов закупавшихся ранее товаров.

Потребность в новом товаре может возникнуть в случаях: выявления неудовлетворенного спроса; принятия решения о развитии нового направления деятельности, требующего новых ресурсов; предложения нового товара поставщиками и т. д. Повторная потребность в товаре возникает в том случае, когда ресурсы закупались ранее и требуется пополнить уже существующий (или закончившийся) запас.

Повторные закупки бывают двух видов:

Функция закупщика в этом случае состоит в своевременной передаче поставщику заказов на поставку.

В таких ситуациях менеджеры по закупкам играют важную роль, так как именно они принимают окончательное решение о необходимости, количестве закупаемых товаров и условиях поставки. От правильного выбора поставщика зависит в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое.

Выбор поставщика должен быть регламентирован и зафиксирован в Положении о закупках. В этом документе или в должностной инструкции определяются полномочия менеджеров при осуществлении закупок.

В большинстве организаций имеется список проверенных поставщиков, оказывавших им в прошлом приемлемые услуги или известных своей надежностью. Если в списке подходящего поставщика нет, организация должна его найти. Поставщиков, работающих с дешевой продукцией, можно отыскать в профессиональных журналах, каталогах или через деловые контакты. Применительно к поставке дорогостоящей продукции, то здесь требуется более тщательный поиск, который займет гораздо больше времени.

После определения потребности и выборе поставщика, необходимо определить номенклатуру и количество закупаемых материальных ресурсов. Это очень важная часть работы специалиста по закупкам, так как от правильности определения количества товара зависит обеспеченность предприятия материальными ресурсами и эффективность использования оборотных средств. На основании информации о требуемых объемных и номенклатурных параметрах оформляется заказ на поставку.

Условия, включаемые в заказ на поставку, регулируют отношения между покупателем и продавцом. Все организации имеют свои формы заказа на закупку. Важными требованиями к любой из них должны быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщика, описание заказанных товаров, указание количества, требуемой даты доставки, условий отгрузки, оплаты и заказа. Однако на практике не все закупки подчиняются условиям, предписанным в заказе.

Многие осуществляются в соответствии с соглашением о продаже, предоставленным продавцом. Обычно выбор того, чей документ будет использован, покупателя или продавца, зависит от статуса обеих сторон, характера закупаемого товара, сложности сделки и стратегии, используемой при обеспечении или размещении заказа. Далее заказ передается (обычно с помощью электронных средств коммуникации) поставщику.

Следующей операцией является получение подтверждения от поставщика о приеме им заказа. Задача менеджера по закупкам на этом этапе – сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товаров. На основании подтверждения выставляется счетфактура. Он является официальным документом, в соответствии с которым будет производиться оплата заказа. По нему затем будут формироваться все документы по приему товара, вноситься данные в информационную систему.

В счетфактуру разрешается добавлять иные показатели при условии сохранения последовательности расположения, содержания и числа показателей, утвержденных в типовой форме.

После того как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и (или) ускорять выполнение заказа. Функция контроля выполнения заказа – стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнять свои обязательства по срокам доставки.

Контроль выполнения заказа часто осуществляется по телефону для получения немедленной информации, но ряд организаций используют простую форму, часто составленную на компьютере, для запроса информации по срокам отгрузки товаров или проценту выполнения заказа по состоянию на конкретную дату.

Если поставщик не способен выполнить условий соглашения, в качестве рычага давления может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем. Важное значение имеют получение и приемка продукции, документальное оформление поставки, проверка качества и количества товара.

Качество поставляемых товаров должно удовлетворять предъявляемым требованиям.

Получение счетов на оплату заказанных товаров – заключительный этап выполнения контракта. Исключением является ситуация, когда поставщик требует предварительную оплату за поставляемую продукцию. Все счета необходимо проверить, и если в документах нет противоречий, бухгалтерия их оплачивает. При оплате счетов используется, как правило, безналичный расчет, но могут производиться также наличные платежи, если иное не установлено законом.

Допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в других формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота.